リスクを管理する162 / 228
巧報社で絶対にAIに入れてはいけない情報
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顧客図面・仕様書はAIに入力禁止
🚫
取引先の価格情報は入力禁止
🚫
個人情報（顧客連絡先）は入力禁止
リスクを管理する165 / 228
印刷業特有の機密リスク
- ①顧客の製品パッケージデザイン（未発売商品の情報漏洩）
- ②印刷単価・ロット別価格表
- ③取引先の社内文書の印刷内容。これらはAIに入力せず、台帳には概要のみ記録
リスクを管理する167 / 228
入力リスクまとめ: 3つの禁止事項を覚えよう
- 巧報社のsecurity_constraints3件 + 一般的な入力禁止事項をチェックリスト形式で
リスクを管理する173 / 228
巧報社での出力リスク場面
- ①納品書の金額計算を鵜呑みにする
端数処理ミス - ②遅延検知で存在しない案件が出る
ハルシネーション - ③メール文面の取引先名を間違える。対策
必ず人が最終確認
リスクを管理する176 / 228
出力リスクまとめ: AIの回答は「下書き」として扱う
- 80点の下書き
人が100点に仕上げる - 3bで学んだ原則の再確認
リスクを管理する177 / 228
入力も出力もリスクがある。では組織としてどう守る？
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入力も出力もリスクがある。では組織としてどう守る？
リスクを管理する181 / 228
巧報社のAI利用ルール（案）
- ①使っていいツール
Gemini for Workspace(会社アカウント)のみ - ②入力禁止
顧客図面・価格・個人情報 - ③出力確認
金額・宛名は必ず人がチェック - ④シャドウAI禁止
個人アカウントのChatGPT等は使わない
リスクを管理する182 / 228
運用ルール確認クイズ（10分）
ワーク手順
- 1. クイズ形式で理解度確認
- 2. Q1:顧客から預かった印刷データをGeminiで分析してよい？→NG(顧客図面)
- 3. Q2:社内の売上データをGeminiで集計してよい？→OK(社内データ)
- 4. Q3:個人のChatGPTで見積り計算してよい？→NG(シャドウAI)
ヒント
クイズ形式で理解度確認。Q1:顧客から預かった印刷データをGeminiで分析してよい？→NG(顧客図
リスクを管理する184 / 228
巧報社AI利用10か条（たたき台）
- ①会社のGeminiだけ使う
- ②図面・仕様書は入れない
- ③価格情報は入れない
- ④個人情報は入れない
- ⑤出力は必ず人が確認 ⑥金額は電卓で再計算 ⑦宛先は目視チェック ⑧迷ったら上長に相談 ⑨良いプロンプトは共有する ⑩月1回ルール見直し
リスクを管理する185 / 228
ルール策定後のフォロー
- 10か条をGoogleドキュメントに保存
全員がアクセスできる場所に - 月1回の振り返りで更新
リスクを管理する186 / 228
困ったときの判断フロー
- ①AIに入力していいデータか？
- ②顧客固有/個人情報
NO(手作業)→ - ③社内一般データ
OK(Gemini使用)→ - ④出力を確認したか？
- ⑤人が最終チェック
リスクを管理する187 / 228
リスク管理まとめ
- 入力禁止3件を守る
- 出力は下書きとして扱う
- 10か条で組織ルールを可視化
- 迷ったら判断フローに従う
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使い続けるための仕組み
標準化・定着191 / 228
巧報社で作りたいGem候補
案件の新規登録・ステータス更新
受注→印刷準備→印刷中→納品準備→納品完了
日次進捗サマリの確認と優先順位判断
09:00/17:30
納品書・請求書の自動生成とPDF出力
遅延案件の検知と初動対応
30分以内
マスタデータ
顧客名・製品名）の管理と整合チェック
標準化・定着193 / 228
巧報社の定着プラン
- Week1
毎日1回Geminiを使う - Week2
プロンプトを1つGem化 - Month1
5業務のうち2つをAI併用で運用 - Month3
全員が日常的にAI+AppSheet活用
標準化・定着194 / 228
良いプロンプトは共有しよう
- ①Googleドキュメントに共有フォルダ
- ②良かったプロンプトをコピペで共有
- ③月1回の振り返りミーティング(15分)で改善
標準化・定着196 / 228
定着のための3つの仕組み
- レシピ化・Gem化で品質統一
- プロンプト共有フォルダで知見蓄積
- 月1回振り返りでPDCA
標準化・定着197 / 228
最後に、AppSheet台帳の運用ルールを確定しましょう
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最後に、AppSheet台帳の運用ルールを確定しましょう
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AppSheet台帳: 運用ルールを決めよう
AppSheet運用ルール確定ワーク199 / 228
台帳の全体像
- 受注〜納品の一貫管理台帳の画面構成
- ステータス5段階(受注
印刷準備→印刷中→納品準備→納品完了)、日次サマリビュー、マスタデータ管理画面を図示
AppSheet運用ルール確定ワーク200 / 228
操作実践: 案件を登録してみよう（10分）
ワーク手順
- 1. AppSheetを開く
- 2. テスト案件を新規登録
- 3. ステータスを更新
- 4. 日次サマリで確認。全員がkey_tasks[0]の操作を体験
ヒント
推奨: 案件の新規登録・ステータス更新
AppSheet運用ルール確定ワーク201 / 228
運用ルールを決めよう（15分）
ワーク手順
- 1. 誰がいつ入力する？(営業:受注時/工場:工程変更時/事務:納品時)
- 2. ステータス更新のタイミング
- 3. マスタデータの更新権限
- 4. 日次サマリの確認タイミング(09:00/17:30) ⑤データの入力ルール(表記ゆれ防止)
ヒント
案件の進捗が口頭伝達のみで、全体像が誰にも見えない
AppSheet運用ルール確定ワーク202 / 228
決まったルールの記録
- ①入力担当×タイミング表
- ②命名規則（顧客名・製品名の書き方）
- ③例外対応フロー
AppSheet運用ルール確定ワーク203 / 228
Phase 2 予告: 見積もり・売上管理・在庫管理
- 今回のPhase1(受注〜納品管理)が安定したら、Phase2として見積もり・売上管理・在庫管理・発送管理のデジタル化を予定
- hearing.notesの情報
AppSheet運用ルール確定ワーク204 / 228
運用ルール確定まとめ
- 全員がAppSheet操作を体験
- 入力担当・タイミング・命名規則が決定
- Phase2に向けたロードマップも見えた
クロージング205 / 228
ゴール達成チェック
- ①業務分解できたか？✓
- ②AI適用判断できたか？✓
- ③プロンプト書けたか？✓
- ④AppSheet使えるか？✓。全員でセルフチェック
クロージング206 / 228
フォローアップのご案内
- ①AI活用の実践状況確認
- ②困ったことQ&A
- ③プロンプト共有会
クロージング207 / 228
Day4ワークシート
本日の学び・次にやること・1ヶ月後の目標を記入
クロージング209 / 228
ご参加ありがとうございました
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