Day2 補足: 業務分解・AI適用判断

4b

業務を分解する

5工程フレームワーク（集める→考える→作る→確かめる→届ける）

4b: 業務分解2 / 30

「業務」のままではAIに頼めない

業務を「作業の一覧」に分解して初めて、AIへの依頼ができる

❌ 分解前

「案件登録して」

→ 何をAIに頼めばいいか
わからない

✅ 分解後

「顧客名・製品名をメールから転記して」

→ 具体的な依頼になる
→ AIが動ける

4b: 業務分解3 / 30

どんな業務も「5工程」に分解できる

この型を使えば、誰でも同じように業務を言語化できる

📥

集める

情報・データ・素材

→

🧠

考える

判断・分析・決定

→

✍️

作る

文書・データ生成

→

🔍

確かめる

チェック・確認

→

📤

届ける

共有・報告・送信

ポイント: 一つの業務で同じ工程が複数出てくることもある（例: 集める→集める→考える→作る…）

4b: 業務分解4 / 30

「案件登録」を5工程で分解してみると…

巧報社の日常業務を分解する例

工程	作業内容
集める	顧客名・案件名・数量をメール/FAXから確認する
集める	既存案件台帳で重複がないか照合する
考える	優先度・担当・納期を決める
作る	AppSheetフォームに各項目を入力する
作る	表記ゆれをマスタと照合・統一する
確かめる	入力内容に誤りがないかレビューする
届ける	担当者・期限をSlackで共有する

4b: 業務分解5 / 30

「納品書・請求書作成」も同じ型で分解できる

月20時間かかっている業務を分解してみると…

工程	作業内容
集める	AppSheetから該当案件の情報（品名・数量・単価）を確認
集める	前回の納品書テンプレートを探してコピー
作る	品名・数量・金額をExcelに手入力
作る	合計金額・消費税を計算・入力
確かめる	数値・宛先に誤りがないか目視確認
作る	PDFに出力する
届ける	メールに添付して顧客へ送付

4b: 業務分解6 / 30

5工程のうち、AIが得意な工程がある

分解してみると、AIに頼める作業が見えてくる

AIが得意な工程

集める情報の転記・照合・検索
作る文書・メール・データの生成
確かめる誤字・整合性チェック
届ける定型文・連絡文の作成

人がやる工程

考える最終判断・承認・交渉
考えるトラブル対応の方針決定
届ける顧客との直接コミュニケーション

4b: 業務分解7 / 30

良い分解の目安: 「1作業 = 5〜15分」

細かすぎても大きすぎてもNG。AIへの依頼単位になる粒度で

✅ ちょうどいい粒度
「メールから顧客名と品目を抽出してスプレッドシートに転記する」（5分）
❌ 大きすぎる（AIに頼めない）
「案件を管理する」（曖昧すぎてAIが動けない）
❌ 細かすぎる（効率が悪い）
「キーボードを打つ」「マウスをクリックする」（粒度が小さすぎる）

WORK TIME

自分の業務を5工程で分解してみよう

自分が一番よくやる業務を1つ選んで、作業レベルに分解します

15

分間

個人

ワーク

4c

業務分解ワーク

5工程で自分の業務を分解する（15分）

4c: 分解ワーク10 / 30

【ワーク】自分の業務を分解しよう

手順: ① 業務を選ぶ → ② 工程に分ける → ③ 作業を書く

集める	考える	作る	確かめる	届ける
ここに書く	ここに書く	ここに書く	ここに書く	ここに書く

業務名: _________________ ｜ヒント: 「一番よくやる」「一番時間がかかる」業務を選ぶとAI活用の効果が大きい

4c: 分解ワーク11 / 30

参考: 「案件登録」完成例

こんなふうに分解できると、次のステップが見えてくる

工程	作業内容	備考
集める	受注メール・FAXから顧客名・品目・数量・納期を確認	繰り返し多い
集める	既存台帳で重複案件・顧客マスタと照合	表記ゆれ頻発
考える	優先度・担当・納期を判断して決める	人の判断が必要
作る	AppSheetフォームに各項目を入力	定型・繰り返し
確かめる	入力内容を確認・レビュー	誤字・抜け確認
届ける	担当者・工場にSlack通知	定型文

🗣️

隣の人と分解結果を見せ合おう

3分間: お互いの分解表を見て
「同じ工程」「違う工程」を確認する

— 正解はありません。気づきを共有しましょう —

4b/4c まとめ13 / 30

業務分解のポイント

ここまでで「分解する力」を手に入れた

どんな業務も5工程に当てはまる
集める / 考える / 作る / 確かめる / 届ける
分解の粒度: 「1作業 = 5〜15分」が目安
AIへの依頼単位になる細かさで
AIが得意な工程は「集める・作る・確かめる・届ける」
「考える（判断・承認）」は人が担当する

▼ 次のステップ

分解した作業の中から
「AIに向いている」ものを見分けよう

すべての作業をAIに任せる必要はない。
相性の良い作業を見極めるコツを学びます。

5a

AI適用箇所を判断する

判断軸1: 3つの問い（言葉？パターン？大量？）

5a: 判断軸116 / 30

3つの問いで「AI向き」かどうかわかる

2つ以上「Yes」なら、AIに向いている作業

①

言葉を扱う作業？

読む・書く・訳す・要約する → YES なら AI 得意

②

パターンがある作業？

定型・繰り返し・同じ形式が続く → YES なら AI 得意

③

大量にある作業？

件数が多い・毎日ある・まとめて処理したい → YES なら AI 得意

5a: 判断軸117 / 30

「案件登録」の作業で判断してみると…

★ = 巧報社の主要課題に直結する作業

作業	言葉？	パターン？	大量？	AI向き？
メールから顧客名・品目を転記 ★	Y	Y	Y	YES
表記ゆれをマスタと照合 ★	Y	Y	Y	YES
AppSheetに入力する	N	Y	Y	一部
優先度・担当を判断する	N	N	N	NO
Slack通知文を書く	Y	Y	N	YES

5a: 判断軸118 / 30

「AIに向いていない」作業は人が担う

AI不向きを認識することも同じくらい大切

AI に向いていない作業

💬 顧客への電話・対面での交渉
⚖️ 最終承認・責任が伴う判断
🏭 印刷機の操作・現場の作業
😊 チームの人間関係・雰囲気づくり

その分、人の時間が生まれる

AI が定型・繰り返し作業を担うことで、
人は「考える」「交渉する」「関係を築く」という
人にしかできない仕事に集中できる

5a まとめ19 / 30

「3つの問い」で AI 向きかどうか見分けられる

2つ以上 Yes → AI 向き / 0〜1 Yes → 人がやる

問い①: 言葉を扱う？（読む・書く・訳す）
例: メール転記・報告書作成・Slack通知 → AI 得意
問い②: パターンがある？（定型・繰り返し）
例: 毎日同じ形式の案件登録 → AI 得意
問い③: 大量にある？（件数多・毎日）
例: 受注が1日10件以上 → AI でまとめて処理

5b

任せ方は4段階ある

判断軸2: どこまでAIに任せるか？

5b: 判断軸221 / 30

「全部任せる」以外にも選択肢がある

作業によって「任せ方」を変えると、質も上がる

丸ごと任せる

AIの出力をほぼそのまま使える

例: 定型メール作成、データの整形・表記統一

下書きを任せる

AIに叩き台を作らせ、人が仕上げる

例: 納品書の文面、顧客向けメール、報告書

壁打ち相手

AIにアイデア・視点を出させ、人が選ぶ

例: 遅延案件の対応策、工程改善の案出し

人がやる

判断・責任・感情が伴う作業

例: 最終承認、顧客対応、安全確認

5b: 判断軸222 / 30

「案件登録」の作業に任せ方を決めると…

★ = 巧報社の主要課題に直結（月20時間削減のターゲット）

作業	AI向き？	任せ方
メールから顧客名・品目を転記 ★	YES	丸ごと任せる
表記ゆれをマスタと照合 ★	YES	丸ごと任せる
Slack通知文を書く	YES	下書きを任せる
入力内容のレビュー	一部	壁打ち相手
優先度・担当を決める	NO	人がやる

5a/5b まとめ23 / 30

巧報社の主要業務: 約6割がAI適用可能

すべての作業を AI に任せる必要はない。6割でも十分大きな変化が起きる

3

丸ごと任せる

転記・照合・定型文

2

下書き・壁打ち

文面・対応策

2

人がやる

判断・承認・交渉

「丸ごと」+ 「下書き」の5作業から始めると、月20時間超の短縮が見えてくる

5b: 判断軸224 / 30

任せ方の違いで、AIの使い方が変わる

目的に合わせて選ぶ — どれが「正しい」わけではない

任せ方	どんな時に使う？	巧報社の例
丸ごと任せる	定型・繰り返し・ミスが許容できる作業	顧客名の表記ゆれチェック
下書きを任せる	最終的に人が確認する必要があるが、叩き台はAIに	納品書の文面・メール文章
壁打ち相手	アイデアが欲しい・複数の視点を出したい	遅延案件の対応策の洗い出し
人がやる	判断・責任・感情・安全が伴う	顧客への価格交渉・最終承認

▼ Day3 に向けて

次回: 自分の分解結果に
AI判断を入れて、プロンプトを書く

今日書いた業務分解ワークシートを持ち帰ってください。
次回のスタートで使います。

5a/5b 確認26 / 30

【確認クイズ】この作業の「任せ方」は？

直感で答えてみましょう。正解は次のスライドで

Q1

「日次進捗サマリ（09:00の確認）をGeminiで自動生成する」

→ 任せ方は? _______________

Q2

「遅延案件への対応方針をAIと一緒に考える」

→ 任せ方は? _______________

Q3

「顧客に最終的な納期の延長を電話で交渉する」

→ 任せ方は? _______________

5a/5b 確認27 / 30

クイズ回答

丸ごと

Q1: 日次進捗サマリの自動生成

言葉○ / パターン○ / 大量○ → AI 得意。毎日定型で出力 → 丸ごと任せられる

壁打ち

Q2: 遅延案件の対応方針を考える

AIに選択肢を出させ、最終判断は人が行う → 壁打ち相手

人がやる

Q3: 顧客への納期延長の交渉

対面・責任・感情が伴う → AIに任せられない → 人がやる

Day 2 振り返り28 / 30

Day 2 の学びを書き留めよう

今日学んだこと（3つ） 1. 2. 3.	自分の業務で使えそうなこと業務名: 使えそうな場面: 任せ方:	まだモヤモヤすること（Day3の冒頭で回収します）

Day 2 まとめ29 / 30

本日の4ステップ

4b

業務を5工程で分解する 集める→考える→作る→確かめる→届ける

4c

自分の業務で分解を実践した → 業務分解ワークシート完成

5a

3つの問いでAI向きかどうか見分ける 言葉？パターン？大量？

5b

任せ方は4段階で選ぶ 丸ごと / 下書き / 壁打ち / 人がやる

👏

Day 2 おつかれさまでした

業務分解ワークシートを大切に保管してください
Day 3 でプロンプト作成に使います

次回: Day 3 — 分解した業務にプロンプトを書く