Day4
巧報社のAI活用を設計する
サンドイッチ分業 / If-Then習慣化 / AppSheetゴール宣言
3a: 巧報社の分業設計2 / 10
巧報社の「案件登録」サンドイッチ分業
人→AI→人 の3段構造で、品質を落とさずスピードを上げる
人（準備）
受注情報の受け取り
・メール/FAX/電話で受注
・顧客との確認・質問対応
・優先度・担当者を判断
人の判断が必要な部分
→
渡す
AI（加速）★ここを任せる
Gemini でデータ処理
・顧客名・品目をメールから自動抽出
・マスタと照合し表記ゆれを検出・候補提示
・Slack通知文を自動生成
繰り返し・定型・大量 → AI 得意
→
受け取る
人（仕上げ）
確認・確定・送信
・AIの出力を30秒で目視確認
・AppSheetに確定入力
・Slack通知を送信
最終確認は必ず人が担う
従来: 1件あたり10〜15分 → サンドイッチ導入後: 3〜5分（転記・照合・通知を AI が担当）
3a: 巧報社の分業設計3 / 10
もう一例: 「日次進捗サマリ」サンドイッチ
「案件の進捗が誰にも見えない」を毎朝3分で解決する
人（準備）
AppSheetの
案件一覧を開く
30秒
→
AI（加速）
一覧を貼り付け→
Geminiがサマリ生成
🔴遅延/🟡本日締切/🟢進行中
→
人（仕上げ）
確認してSlackに投稿
1〜2分
従来
毎朝全員に口頭確認 → 情報がバラバラ、全体像が誰にも見えない
サンドイッチ後
朝3分でSlackに投稿 → 全員がリアルタイムで案件状況を把握
9b
If-Then で習慣化する
研修後に AI 活用が続かない理由と解決策
9b: If-Then プランニング5 / 10
「〇〇のときはAIに頼む」と決めておく
If-Then = トリガー（if）が発生したら行動（then）を実行する習慣化の型
なぜ研修後に続かないか
「使おう」と思っていても、忙しい日常に戻ると忘れてしまう。
意志力に頼るのではなく、「条件 → 行動」をセットで決めておくと続きやすい。
IF（トリガー）
「〇〇するとき」
受注メールが来たとき
進捗確認するとき
報告書を書くとき
→
THEN（行動）
「必ずGeminiに頼む」
転記・照合プロンプト
サマリ生成プロンプト
レシピのプロンプト
9b: If-Then 例6 / 10
巧報社のIf-Then ルール候補
この中から自分に合うものを選ぶ、または新しく作る
担当 IF（トリガー） THEN（行動）
営業 受注メール・FAXを受け取ったとき → 転記プロンプトをGeminiに投げて情報を自動整理
営業 顧客へのメール・連絡文を書くとき → 4Rプロンプトで下書きをGeminiに作らせる
事務 毎朝9:00 / 毎夕17:30の進捗確認のとき → AppSheet一覧をGeminiに貼り付け → サマリ生成 → Slack投稿
事務 納品書・請求書の作成に取りかかるとき → AppSheetデータを貼り付け → Geminiに文面を下書きさせる
工場 マスタデータの表記ゆれが気になったとき → リストを貼り付け → 照合プロンプトで候補を出してもらう
9b: ワーク7 / 10
【ワーク】自分のIf-Thenを決めよう
今日から1つだけ始める。「続けられる」レベルに設定するのがコツ
MY If-Then ルール
IF
_______________________________ するとき
THEN
→ Gemini で _______________________________
プロンプト
Day3 で書いたプロンプト / 新しく作る
コツ
「週1回」より「毎朝9時」のように時間・場面を具体的に決めると続きやすい。
最初は1つだけ。うまくいったら増やす。
所要時間: 5分 ／ 個人ワーク → 全員で発表
GOAL
ゴール宣言
AppSheet × AI — 研修後30日の次のアクション
次のアクション9 / 10
研修後30日 — 私の次のアクション
「研修で学んだ」で終わらせないために。1つ選んで宣言する
時期 やること 自分の宣言
今週中 If-Thenルールを1つ実行してみる □ やった
2週間後 AppSheetで案件登録を実際に行い、AI補助を使ってみる □ やった
1ヶ月後 Gemini活用で「削減できた時間」を1つ計測して共有する □ やった
私の宣言 まず「_________________________」をやります。期限: ___月___日
フォローアップ: 研修から1ヶ月後に実績共有会を開催予定 → 宣言したことを持ってきてください
ゴール達成チェック10 / 10
研修ゴール: 達成できましたか？
正直に振り返りましょう
研修ゴール
クラウド型生産管理システム（GWS+AppSheet）を
全員が使いこなせるようになる
👍
できた!
AppSheetを自信を
持って使える
🤔
もう少し
使えるが慣れが必要
→ If-Thenで続ける
😅
これから
まだ不安
→ 1ヶ月後に再確認
どの答えでも OK。重要なのは「今日から1つやること」を決めたこと。
フォローアップ会で一緒に振り返りましょう。
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